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RPAの導入障壁を突破する!#2|社内導入のために実施したいアプローチ3つ

はじめまして。RPAコンサルティングGr.の乾です。 

今回は、RPAツールを導入する際にどのようなことを障壁と感じ、どのように解決すべきかを考えてみます。

導入に対する障壁としてよく耳にする、RPAを導入する為の予算がない、費用対効果が得られないといったお金にまつわる理由と、ロボットを構築するスキルがない、ロボットの管理メンテナンスが難しいなどスキルに関する理由、そして業務の棚卸や業務フローの可視化などの業務整理に関する理由の3つについて、突破する為のアプローチを考えていきます。

<過去の連載記事>

RPAの導入障壁を突破する!#1

【アプローチ①:スモールスタートで予算確保】

予算や費用対効果などのお金に対する障壁の多くは、RPAの料金が高価であることが主な要因です。RPAツールはサーバー型/デスクトップ型の大きく2種類存在しており、サーバー型となると導入する上で多額のコストを要します。さらにRPAサービスのほとんどが買い切りの料金体系ではなく月額あるいは年額の料金体系を取っている為、毎月コスト以上の導入効果を求められます。導入前に費用対効果を試算し、説得力のある形で、これらの費用を償却しきる計画を明示する事は容易ではない為、導入の障壁となっているようです。

さて、ではこの問題にどのようなアプロ―チが可能か考えてみましょう。予算を取るためには、導入費に対する費用対効果が得られる事を明示する必要があります。そのためにはまず、小規模での導入を検討する事がポイントです。サーバー型のRPAは高価ですが、デスクトップ型はサーバー型と比較するとかなりコストを抑えられます。まずはスモールスタートを前提として、デスクトップ型の導入を想定し、費用対効果を算出する事が良いでしょう。こうすることで、検討段階でロボット化を想定している業務が多くなくても稟議をくぐれる可能性が出てきます。また、デスクトップ型のRPAを選出する際のポイントとして、サーバー型も取り扱っているサービスである方が望ましいです。小規模導入である程度の導入効果がみられて、大規模導入へ移行する際に、同一サービスであればそのままロボットを移行する事ができるという利点がある為です。

 

【アプローチ②:経験と外部支援でスキルを補填】

スキルに関する障壁の多くは現場部門が主幹となって導入する事が要因となる事が多いです。多くの企業ではRPA導入にはシステム部門ではなく、現場となる部門が主導となっている為、現場部門の人員でロボットを扱う事ができるかがポイントとなりますが、システム開発等の経験がない方へはロボットの構築、運用、メンテナンスは大きな負担となりえます。また、作業内容に変更が生じる業務が多い、ロボットのスケジュール設定が複雑である、等の導入に対する不安が先行してしまい、障壁となっています。

こちらに対するアプローチを考えていきます。まずRPAを導入する部門内で、振り切って専任者を一人立てることがこの問題を解決する上で重要です。RPAを扱う上で慣れというものは非常に大切で、触る時間が多ければ多いほどRPAを扱う事への抵抗がなくなります。また、扱う人員にシステム開発の経験がなくても、ExcelやAccessのマクロやクエリなどの機能を扱った経験などは、自動化のロジックを考えるうえで十分に活かすことができるので、こういったツールを触られた経験のある方をRPAの専任者として立てることで導入がスムーズとなります。

他にも、トライアルや構築支援サービスなどの利用も有効です。トライアルの間にできる限り自分のやりたい業務を実装してみて、その時点までの不明点を洗い出した上で、RPAベンダーが実施している構築支援サービス等を活用して不明点を解消するのがよいでしょう。いきなり全てを内製化する事は難しいので、導入当初は外部支援をうまく活用して内製化へ向けて動く事が成功のカギとなります。また、現在のRPAツールは日本語対応しているものも多く、丁寧な解説がついたラーニングサービスなども充実しておりますので、そちらを活用するとよりポジティブに導入が可能です。

 

【アプローチ③:長期的な計画を立てる】 

実際に導入のお話を伺う際に導入の障壁として、「業務の選定ができていない」、「どの業務からRPAを導入すべきか分からない」などといったお声をよくお聞きします。しかし、よくよく話を伺うと”RPAの特徴を考慮した選定を行うことができない”という意味ではなく、“そもそもの業務フローが可視化できていない為どの業務から始めるべき分からない”といった業務選定以前で躓いている事があります。棚卸が実施できていない理由には、棚卸にリソースを割く事によって、現行の作業に遅延が生じてしまう、あるいは特定の社員への業務負担が大きくなってしまうなどの苦しい現場事情があります。

この問題に対しては、計画と意識改革からアプローチをする事が良いでしょう。RPAを導入する事で削減できる作業負担や作業時間を算出して導入までの道筋を作成、この先どの程度作業が楽になるかを前もって知っておく事で、周りの意識が変わり理解を得やすくなります。先を見据えてポジティブに捉えることが大切です。

また、万が一RPAの導入を見送る結果になったとしても、業務フローを可視化する事によって、RPA以前に必要な業務フローの見直し、業務改善を行う事ができるので、業務棚卸が無駄になる事はありません。是非積極的にやりましょう。

 

【まとめ】

●小規模導入(デスクトップ型)からスタートする事で予算を確保し、ナレッジの習得や導入効果を得られたのちに大規模導入(サーバ型)へとシフトする事が理想的
●ExcelやAccessでの業務自動化の経験者をRPAの専任者として立て、利用後の不明点は構築支援サービスやラーニングサービスを活用しつつスキルアップを図る
●導入計画と業務改善の意識を持って取り組むことで、周りの業務改善の意識に好影響を与えることができるので、まずは自らの業務の棚卸を積極的に実施

RPAを導入する事は業務の効率や生産性を高めるだけでなく、自分がやるべき仕事を変え、仕事の在り方を変える事につながります。今回挙げた3つの代表的な課題は、RPAを導入する上では必ず行き当たる課題ですが、RPAによってより楽しく仕事ができる未来を築くために紹介したアプローチを参考にしてみてはいかがでしょうか。

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